O Office Coordinator é responsável por assegurar a coordenação operacional e administrativa das atividades associadas ao Rental e Property Management, garantindo a eficiência dos processos, a qualidade do serviço ao cliente e a articulação entre as diferentes equipas (Reservas, Housekeeping, Manutenção e Concierge).
Esta função assegura a continuidade das operações diárias, incluindo a substituição de funções críticas (Reservas e Concierge) em períodos de ausência, a gestão de processos de back-office e o acompanhamento da experiência do cliente durante a estadia. Atua ainda na coordenação de check-ins, preparação de propriedades, gestão de parceiros e supervisão de standards operacionais.
Paralelamente, presta suporte transversal às equipas de Property Management, assegurando a organização administrativa, a gestão de fornecedores, o controlo de faturação e ordens de compra, contribuindo para a eficiência operacional e cumprimento dos procedimentos internos.
Principais Competências
Técnicas
- Conhecimento de operações de alojamento local / hospitality
- Gestão administrativa e financeira básica
- Coordenação operacional e gestão de equipas
- Domínio de ferramentas informáticas (PMS, Excel, sistemas internos)
Comportamentais
- Forte orientação para o cliente
- Capacidade de organização e multitasking
- Boa comunicação e trabalho em equipa
- Proatividade e resolução de problemas
- Atenção ao detalhe e foco na qualidade
Interfaces Internas e Externas
Internas: Reservas, Property Management, Housekeeping, Manutenção, Concierge
Externas: Parceiros, fornecedores, prestadores de serviços e clientes
Coordenação Operacional
- Assegurar a coordenação e apoio contínuo às operações de Reservas, garantindo o bom funcionamento dos processos.
- Substituir o Agente de Reservas durante períodos de ausência, assegurando continuidade e qualidade do serviço.
- Coordenar processos de check-in e acompanhamento de hóspedes, garantindo uma experiência de chegada alinhada com os standards da empresa.
- Monitorizar a experiência do cliente durante a estadia, assegurando contacto regular e gestão de feedback/reclamações.
Gestão e Articulação de Equipas
- Garantir a articulação eficaz entre Housekeeping, Manutenção e Property Management.
- Coordenar planos de limpeza e lavandaria de acordo com a ocupação e necessidades operacionais.
- Coordenar atividades operacionais de receção e concierge (chaves, cartões, visitas, apoio ao cliente, welcome packs, etc.).
- Assegurar a substituição de funções de Concierge em períodos de ausência.
- Coordenar ou orientar briefings operacionais na ausência da liderança direta.
Gestão de Propriedades e Qualidade
- Participar no onboarding de novas propriedades, garantindo conformidade com requisitos legais do Alojamento Local.
- Coordenar verificações pré-arrival (incluindo registos fotográficos e vídeo) assegurando padrões de qualidade.
- Supervisionar o cumprimento dos standards internos (ELO – CDQ).
Gestão de Parceiros
- Gerir a comunicação com parceiros e prestadores de serviços.
- Acompanhar pedidos operacionais (limpeza, manutenção, lavandaria, entre outros), garantindo resposta atempada.
Gestão Administrativa e Financeira
- Gerir processos de back-office (criação e remoção de unidades, faturação, depósitos).
- Controlar e gerir o fundo de caixa, assegurando rigor e cumprimento dos procedimentos.
Apoio a Property Management
- Inserir e gerir faturas no mapa A&G (incluindo componente Rental).
- Coordenar contacto com fornecedores e prestadores de serviços.
- Emitir, acompanhar e controlar ordens de compra.
- Prestar apoio administrativo às Property Managers, promovendo organização e eficiência.
Outras Responsabilidades
- Coordenar e garantir o serviço de entrega diária de pão aos clientes Rental (enquanto aplicável).
- Garantir acompanhamento proativo do cliente ao longo da estadia.
Ao juntar-se ao Grupo Quinta do Lago terá acesso a:
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